รายละเอียด

SCOPE OF POSITION/ขอบเขตตำแหน่งโดยสังเขป:

The Housekeeping Clerk at R-Mar Resort & Spa is responsible for providing administrative support to the housekeeping department. This role involves maintaining accurate records, coordinating housekeeping tasks, and ensuring effective communication between the housekeeping team and other departments. The Housekeeping Clerk plays a key role in ensuring that the housekeeping operations run smoothly and efficiently to provide a high standard of service to guests.
เสมียนแม่บ้านที่ R-Mar Resort & Spa มีหน้าที่ให้การสนับสนุนด้านเอกสารและงานธุรการให้กับแผนกแม่บ้าน ตำแหน่งนี้รวมถึงการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้อง การประสานงานกับพนักงานแม่บ้าน และการสื่อสารระหว่างทีมแม่บ้านและแผนกอื่น ๆ เสมียนแม่บ้านมีบทบาทสำคัญในการทำให้การดำเนินงานของแผนกแม่บ้านเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ เพื่อมอบมาตรฐานการบริการที่ดีให้กับลูกค้า

Key Responsibilities/หน้าที่หลัก:

1.Administrative Support/สนับสนุนงานธุรการ:
Maintain and update records of daily room status, room cleaning schedules, and staff assignments.บันทึกและอัปเดตข้อมูลสถานะห้องพัก ตารางการทำความสะอาดห้อง และการมอบหมายงานให้พนักงาน

2.Assist in preparing daily work reports and distributing them to the housekeeping staff.ช่วยจัดทำรายงานการทำงานประจำวันและแจกจ่ายให้กับพนักงานแม่บ้าน

3.Record and track lost and found items, ensuring proper documentation and communication with the front office.บันทึกและติดตามของหายที่พบและส่งมอบให้กับแผนกฟรอนต์

4.Coordination & Communication /การประสานงานและการสื่อสาร:
5.Coordinate with the front office and other departments to ensure rooms are prepared for guest check-ins.
ประสานงานกับแผนกฟรอนต์และแผนกอื่น ๆ เพื่อให้ห้องพักพร้อมสำหรับลูกค้าเช็คอิน

5.Handle guest requests related to housekeeping services and relay them to the appropriate team members.
รับเรื่องและคำขอบริการจากลูกค้าเกี่ยวกับการบริการแม่บ้าน และแจ้งให้พนักงานทราบ

6.Communicate any maintenance issues reported by housekeeping staff to the relevant department for prompt resolution.
สื่อสารปัญหาการซ่อมบำรุงที่พนักงานแม่บ้านรายงานให้กับแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการแก้ไขอย่างรวดเร็ว

7.Inventory Management/การจัดการสต็อกสินค้า:
Monitor the inventory of cleaning supplies, linen, and guest amenities, and assist with stock replenishment.
ตรวจสอบสต็อกอุปกรณ์ทำความสะอาด ผ้าปูเตียง และสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับลูกค้า และช่วยในการสั่งซื้อเพิ่มเติม

8.Maintain accurate records of supply usage and report inventory levels to the Housekeeping Manager.
บันทึกการใช้งานสินค้าอย่างถูกต้อง และรายงานระดับสต็อกสินค้าให้กับผู้จัดการแผนกแม่บ้าน

Guest Serviceบริการลูกค้า:

1.Respond to guest inquiries related to lost and found items, room amenities, and housekeeping services.
ตอบคำถามลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับของหาย สิ่งอำนวยความสะดวกในห้องพัก และบริการแม่บ้าน

2.Ensure that any special guest requests are fulfilled promptly and communicated to the housekeeping team.
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำขอพิเศษของลูกค้าได้รับการจัดการอย่างรวดเร็วและแจ้งต่อพนักงานแม่บ้าน

Documentation & Reporting/การจัดทำเอกสารและรายงาน:

1.Prepare and maintain daily, weekly, and monthly reports on housekeeping activities, room status, and supply usage.
จัดทำและดูแลรายงานการทำงานประจำวัน ประจำสัปดาห์ และประจำเดือนเกี่ยวกับกิจกรรมในแผนกแม่บ้าน สถานะห้องพัก และการใช้งานสินค้า

2.Assist with scheduling and tracking staff attendance and leave records.
ช่วยจัดตารางและติดตามการเข้างานและการลาของพนักงาน

GENERAL DUTIES หน้าที่รับผิดชอบทั่วไป:

1.Study and understand the department's regulations, procedures, and hotel policies thoroughly and accurately, and strictly adhere to them.
ศึกษากฎระเบียบข้อบังคับและวีธีการปฏิบัติงานทั้งในส่วนของแผนกและกฎระเบียบของโรงแรมให้เข้าใจ ถูกต้องชัดเจน และจะต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด

2.Attend work consistently. If unable to come to work, inform the supervisor in advance.
มาทำงานสม่ำเสมอ ถ้ามีความจำเป็นไม่สามารถมาทำงานได้ต้องแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบล่วงหน้า

3.Arrive at work on time, ideally 5-10 minutes early to ensure punctuality.
เข้าปฏิบัติงานตามเวลาที่กำหนด ไม่ควรมาทำงานสาย ควรจะมาถึงที่ทำงานก่อนเวลา 5-10 นาที

4.Take over and check the key cards, communication devices, and daily service equipment.
รับรอบและตรวจเช็ค Key card , อุปกรณ์สื่อสาร, อุปกรณ์บริการลูกค้าประจำวันให้เรียบร้อย

5.Review reports for the next 7 days in advance and inform the Supervisor to prepare the rooms accordingly.
เช็ค Report ล่วงหน้า 7 วันพร้อมทั้งแจ้งให้ Super รับทราบและเตรียมห้อง

6.Prepare key cards for room attendants and the daily report.
จัดเตรียม Key card รูมเมด และ Report ประจำวัน

7.Prepare and present various daily reports to the housekeeping manager.
จัดเตรียมรายงานต่างๆประจำวันและนำเสนอแม่บ้าน

8.Ensure daily preparation of sufficient documents and forms for the housekeeping department.
เตรียมเอกสารและแบบฟอร์มต่างๆของแผนกแม่บ้านให้เพียงพอประจำวันทุกๆวัน

9.Follow up on the preparation of Clean/Not Clean (C/N) and Check-Out (C/O) rooms.
ติดตามการเตรียมห้องC/N / C/Oให้เรียบร้อย

10.Answer incoming phone calls promptly.
เมื่อมีโทรศัพท์เรียกเข้า ให้รีบรับโทรศัพท์ทันที

11.Record overtime, leave, and holiday details for the housekeeping staff.
บันทึกการทำงานล่วงเวลา การลาต่างๆและวันนักขัตฤกษ์สำหรับพนักงานในแผนกแม่บ้าน

12.Report any special requests from guests to the housekeeping staff daily.
รายงานประจำวัน กรณีพิเศษที่แขกร้องขอให้แม่บ้านทราบทุกครั้ง

13.Handle the receipt of documents from other departments (if any).
รับผิดชอบเซ็นรับเอกสารจากแผนกต่างๆ (ถ้ามี)

14.Inform the team about instructions from the supervisor or coordination requests from other departments.
แจ้งให้หัวหน้า และ พนักงานในแผนก ทราบถึงคำสั่งของหัวหน้าหรือแผนกอื่น ๆ ที่ต้องการประสานงาน

15.Follow up on tasks assigned by the housekeeping manager and provide daily updates.
ติดตามงานที่หัวหน้าแม่บ้านสั่ง และ แจ้งผลให้ทราบประจำวันทุกวัน

16.Record room maintenance issues reported by housekeeping staff, inform the maintenance team, and issue repair orders daily.
รับเรื่องรายการงานซ่อมแซมเกี่ยวกับห้องพัก จากพนักงานในแผนก และรีบแจ้งช่างขึ้นซ่อมพร้อมทั้งเขียนออร์เดอร์ให้ฝ่ายช่างทุก ๆวัน

17.Return cleared rooms to the front office once they are ready.
เช็คห้องจองที่รูมเมดเคลียแล้ว คืนฝ่ายฟร้อนท์ ( เมื่อห้องเรียบร้อยแล้ว )

18.Summarize the daily guest report and send it to the front office and accounting department.
สรุป Report ประจำวันของแขก ส่งฟร้อนท์ และ ฝ่ายบัญชีทุกๆวัน

19.Return checked-out rooms as Vacant/Clean (V/C) before ending the shift.
ส่งห้องเช็คเอ้าท์ คืน V/C ก่อนออกเวร

20.Assist with various tasks in the department and follow assigned instructions.
ดูแลช่วยเหลืองานต่างๆ ในแผนกและปฏิบัติตามคำสั่งที่ได้รับมอบหมาย
21.Update the Logbook with shift details for the next shift before ending the current shift.
ต่อรอบงานต่างๆ ลงใน Log Book ให้เรียบร้อย สำหรับรอบต่อไปก่อนออกเวร

22.Verify key cards, communication devices, and customer service equipment for the afternoon shift, ensuring acknowledgement of the quantity before ending the shift.
ตรวจเช็คคีย์การ์ด , อุปกรณ์สื่อสาร, อุปกรณ์บริการลูกค้า ให้รอบบ่าย เซ็นรับทราบจำนวนก่อนออกเวร

23.Summarize the inventory of department assets to ensure continuous availability for guest service.
สรุปผลรายการทรัพย์สินภายในแผนกให้มีสำรองไว้ใช้หมุนเวียนบริการลูกค้าได้อย่างต่อเนื่อง

24.Compile a monthly summary of guest supplies and inventory and submit it to the accounting department.
สรุปรายการGUEST SUPPLY / INVENTORY ทุกชนิด ( ประจำเดือน ) ส่งฝ่ายบัญชี

Health & Safety Complianceการปฏิบัติตามมาตรฐานสุขภาพและความปลอดภัย:

1.Ensure adherence to health, safety, and sanitation standards throughout the housekeeping department.
ให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามมาตรฐานด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และสุขาภิบาลในแผนกแม่บ้านทั้งหมด

2.Conduct regular safety training sessions and ensure staff is aware of safety procedures and protocols.
จัดการฝึกอบรมความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอและให้แน่ใจว่าพนักงานทราบถึงขั้นตอนและมาตรการความปลอดภัย

3.Report any accidents, injuries, or unsafe conditions to the Housekeeping Manager and follow up as necessary.
รายงานอุบัติเหตุ การบาดเจ็บ หรือสภาพที่ไม่ปลอดภัยไปยังผู้จัดการแผนกแม่บ้านและติดตามผลตามความเหมาะสม